La préparation de rapports publics non financiers est une tendance relativement nouvelle dans les entreprises russes à vocation sociale. Le rapport public de l'entreprise a peu à voir avec le système de reporting interne et est fondamentalement différent de l'analyse comptable. Par conséquent, le processus de préparation du document a ses propres caractéristiques essentielles.
Transparence des informations commerciales
Les rapports publics sont parvenus aux entreprises nationales de l'Occident, où pendant des décennies ils ont été utilisés comme mécanisme pour créer la transparence de l'information dans les activités des organisations. Aux États-Unis et en Europe, en règle générale, toutes les grandes entreprises publient annuellement des rapports de développement durable, dans lesquels elles fournissent des informations sur la composante sociale de leur travail et les mesures de protection de l'environnement.
Le plus souvent, ces rapports sont préparés par des entreprises non minières, industrielles et manufacturières d'un large segment de marché. Dans les documents, ils notent, ainsi que les volumes de production annuels, les avantages qu'ils ont apportés à la société. Ainsi, les rapports publics portent principalement sur les résultats des activités caritatives de l'organisation, le respect de la législation environnementale, la participation au développement de la société civile et le soutien aux initiatives sociales.
La tendance des dernières années indique une augmentation de l'intérêt des moyennes et même des petites entreprises pour la préparation de rapports publics, ce qui indique l'utilité de ce mécanisme pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Les petits acteurs du marché ont compris que les informations sur le parrainage de clubs sportifs et le mécénat d'une école d'art, même avec de faibles coûts financiers, doivent certainement devenir publiques.
Les principaux destinataires des rapports publics sont:
- un large public - les consommateurs de services et de biens, la population de la région où l'entreprise opère;
- partenaires commerciaux - fondateurs d'entreprise, membres du conseil d'administration, représentants du service client, sous-traitants et même organisations concurrentes;
- médias de masse;
- employés de l'entreprise.
Un rapport public est un document adapté à un large éventail de parties prenantes, ce qui affecte le style de rédaction, la conception graphique et le choix des informations à soumettre.
Choix des informations
La collecte d'informations pour les rapports publics est en cours. La meilleure option est d'affecter une unité de personnel distincte pour effectuer ce travail. Les tâches d'un employé, dans ce cas, devraient inclure la collecte systématique d'informations auprès de toutes les divisions structurelles de l'entreprise selon des critères vérifiés.
Ces blocs d'information devraient inclure toutes les informations sur la mise en œuvre de projets sociaux, à savoir: des réunions avec des représentants du gouvernement, des consommateurs, des travaux sur les appels des citoyens, des événements caritatifs, etc.
Comme cela est souvent noté dans les supports méthodologiques de préparation des rapports, le processus de collecte d'informations lui-même pousse les entreprises à la nécessité d'augmenter le soutien caritatif, de créer de nouveaux projets sociaux, d'annoncer des subventions, etc.
En règle générale, les grandes entreprises n'inventent pas leurs propres «recettes» pour préparer des rapports publics, mais utilisent GOST ISO 26000 «Lignes directrices pour la responsabilité sociale», qui regroupe tous les objectifs fondamentaux de la création de documents publics.
Soumission d'informations
Un critère important pour un rapport public de haute qualité est la disponibilité de la perception pour un large éventail de personnes. Ces documents doivent être compréhensibles pour presque toutes les personnes intéressées, servir de source d'informations fiable et ne pas nécessiter de demandes supplémentaires d'éclaircissements auprès de l'entreprise.
Souvent, les rapports publics comportent un grand nombre de graphiques, de graphiques et de tableaux, ce qui simplifie la présentation des informations. Les photos sont également une partie importante d'un rapport public de qualité.
La pratique montre que la mise en page d'un rapport public doit s'orienter vers une brochure plutôt que vers une présentation documentaire. Le plus souvent, un rapport public a un format horizontal.
La structure du document comprend une page de titre, un contenu, une introduction, qui peut être remplacée par un discours de bienvenue du responsable de l'organisation, la partie principale, une conclusion et un dictionnaire terminologique. L'index alphabétique facilitera également la navigation dans le document, mais pour des raisons de longueur, il peut être omis.
Diffusion du rapport public
Le rapport public imprimé est destiné à être envoyé aux destinataires clés - fondateurs, ainsi que partenaires commerciaux. Sous forme électronique, le rapport public est affiché sur le site officiel et envoyé aux représentants des médias.
Pour informer les employés de l'organisation, une version électronique du rapport public est envoyée aux divisions de l'organisation.
