Organiser une conférence demande une préparation minutieuse. En divisant ce processus en étapes, vous pouvez minimiser les coûts de main-d'œuvre à un niveau élevé de l'événement.
Nécessaire
Ordinateur avec accès Internet et programmes d'aide pour la ville, téléphone
Instructions
Étape 1
Décidez du sujet de la conférence, du nombre de participants potentiels, du calendrier et des conférenciers. Négocier avec les conférenciers pour obtenir le consentement à parler.
Étape 2
En fonction du sujet et du nombre prévu de participants, il est nécessaire de sélectionner des options pour les lieux de la conférence. Il peut s'agir de maisons de la culture, de salles de conférence d'hôtels, de restaurants, de centres de loisirs, etc. La sélection est effectuée au moyen d'une recherche sur Internet et divers annuaires de villes, sur la base des données obtenues, un tableau des places potentielles est constitué, indiquant le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le nombre de places, le coût et la disponibilité du équipement nécessaire (par exemple, un projecteur, un écran, un microphone).
Étape 3
Appelez la base de données de lieux potentiels qui en résulte et précisez, si possible, aux jours souhaités, le coût du loyer, la disponibilité de services supplémentaires (par exemple, organisation d'une table de buffet). En conséquence, choisissez un lieu et une date.
Étape 4
Développer un style d'entreprise pour la conférence (symbole, slogan, couleurs, etc.) et décider des produits requis (carnets de marque, stylos, invitations, T-shirts, etc.). Commandez des produits pour l'événement dans des entreprises de souvenirs. Formez également le programme prévu.
Étape 5
Envoyez des invitations aux participants potentiels sur du papier à en-tête par e-mail ou au moyen d'une solution non standard utilisant un coursier / courrier (par exemple, à une conférence sur la fleuristerie sous la forme d'une fleur en tissu sur un carton design).
Étape 6
Inscription des participants, détails du programme, aide au transfert et choix de l'hébergement (si nécessaire). Travailler avec des sous-traitants pour l'organisation d'une table de buffet, la photographie et plus encore.
Étape 7
À la veille de l'événement, vérifiez l'état de préparation de la salle - équipement, souvenirs, organisation d'une table de buffet et plus encore.
Étape 8
Pendant l'événement, il est nécessaire de coordonner le travail des sous-traitants: promoteurs, services de restauration, photographes, etc.
Étape 9
Après la conférence, envoyez un e-mail sur papier à en-tête de gratitude pour votre participation à l'événement, vous pouvez demander des commentaires.
