Dwight David Eisenhower était le 34e président des États-Unis. Il avait beaucoup de choses à faire, alors il a décidé de créer son propre système de planification afin qu'il puisse toujours suivre tout.
Eisenhower a suggéré d'utiliser une matrice de priorité pour planifier les cas. Elle est basée sur une hiérarchisation selon des critères d'importance et d'urgence des tâches. Les cas sont classés en quatre catégories:
… Ce sont des choses qui seront trop tard demain. Ces questions doivent être traitées sans faute et en premier lieu. Eisenhower a laissé entendre que cette colonne devrait toujours être vide car si vous avez une tâche urgente, vous évaluez immédiatement son importance et son urgence et commencez à la réaliser. Divers imprévus, force majeure, visites chez le médecin, appels urgents peuvent être inscrits dans cette colonne. Vous devez essayer de faire de telles choses tout de suite, les amener mentalement dans cette catégorie.
… En règle générale, ce sont ces activités qui affectent le plus la productivité de l'activité. Ce sont eux qui sont si souvent remis à plus tard, c'est pourquoi ils se déversent dans les queues et les travaux précipités et ils peuvent être transférés en toute sécurité dans la catégorie A. Ce sont des cas qui devraient être immédiatement complétés en l'absence de cas dans la colonne 1.
Ce sont des choses qui semblent impossibles à refuser, mais elles passent le plus clair de notre temps, tout en ne nous amenant pas vers le but et en ne nous apportant aucun bénéfice. Les cas de cette colonne doivent être soigneusement examinés. Vaut-il votre temps, avez-vous besoin de les remplir ? Eisenhower vous a conseillé de rechercher des personnes capables d'accomplir ces tâches pour vous avec le même succès ou mieux.
… Ce sont les choses les plus improductives à faire. S'asseoir sur les réseaux sociaux, feuilleter des magazines, regarder la télévision - cela prend beaucoup de temps et apporte un minimum d'avantages. Si de telles choses sont devenues une habitude, vous devez vous en débarrasser progressivement, en réduisant le temps qui leur est imparti.
Vous pourrez bien répartir vos affaires en vous posant les questions: Cette tâche est-elle importante ? Que se passe-t-il si vous le faites demain ? Que se passe-t-il si vous ne le faites pas du tout ? De cette façon, vous pouvez donner la priorité aux choses dont vous avez vraiment besoin en premier et ne pas perdre de temps.
