Un stockage approprié de la documentation évitera des problèmes pour trouver les bons contrats. Après avoir passé un peu de temps à déposer des titres, vous serez certain que les nécessaires seront toujours à portée de main sains et saufs.
Instructions
Étape 1
Pour trouver facilement le document dont vous avez besoin, créez un livre comptable. Attribuez un numéro au contrat et inscrivez-le dans ce cahier. En plus du numéro de série, notez la date à laquelle le contrat a été conclu. La ligne du journal doit ressembler à ceci: 1. Contrat n° 987DL du 23.03.2010. À côté, dans les notes, indiquez l'essence du contrat, si le style d'archivage de l'entreprise l'exige.
Étape 2
Créer pour chaque personne morale, s'il y en a plusieurs dans l'organisation, son propre registre de documents. Utilisez des symboles conventionnels pour les désigner. Par exemple, entrez les contrats de LLC "Funny Pictures" comme 987ВК. Et les contrats de l'OJSC "Murzilka" marquent 987M. Attribuez des numéros strictement afin d'éviter toute confusion.
Étape 3
Ne classez le contrat dans un dossier qu'une fois qu'il est passé par toutes les étapes d'approbation, qu'il a été signé par les directeurs généraux des deux parties et que tous les sceaux ont été mis. Choisissez des reliures à couverture rigide pour protéger vos documents. Créez un dossier distinct pour chaque entité juridique.
Étape 4
Pour insérer le contrat dans le classeur, retirez délicatement le trombone qui relie les feuilles. Percez de nouveaux trous avec une perforatrice. Insérez le document dans un dossier et fixez-le avec des vrilles métalliques. Séparez un contrat d'un autre avec une feuille A4 vierge.
Étape 5
Il existe une autre façon d'archiver des documents. Achetez un ensemble de fichiers transparents. Placez chaque contrat dans une couverture séparée et sécurisez-le dans un dossier.
Étape 6
N'insérez pas trop de contrats dans un même dossier - les feuilles peuvent se froisser. Le classeur doit se fermer facilement pour que le papier ne dépasse pas.
Étape 7
Mettez de côté une étagère séparée sur le rack pour stocker des dossiers avec des documents. A la fin du classeur, indiquer l'année et la personne morale pour laquelle les contrats sont établis. De cette façon, vous pouvez rapidement trouver les contrats dont vous avez besoin, si nécessaire.
Étape 8
Il n'est pas nécessaire de conserver des dossiers contenant des documents conclus il y a trois ou quatre ans. Mettez-les dans des cartons étanches, en signant l'année et la personne morale qui détient le contrat. Envoyez les colis à l'entrepôt. Trouvez un endroit de stockage sec. L'humidité peut tuer les valeurs mobilières.
