Dans les grandes organisations, la plupart des visiteurs obtiennent généralement les informations dont ils ont besoin auprès du secrétariat. Quelle impression de communication l'assistant manager laissera-t-il ? Le client voudra-t-il rappeler ? La personne intéressée recevra-t-elle des réponses complètes à ses questions ? Pour avoir confiance dans les qualités positives du secrétaire, vous devez vous préparer de manière responsable à la première réunion et organiser et mener un entretien avec compétence.
Instructions
Étape 1
Le secrétaire est le visage de l'entreprise. Tout d'abord, évaluez l'apparence du demandeur. Après tout, ce n'est pas pour rien qu'ils disent qu'ils sont accueillis par leurs vêtements, mais ils sont escortés par leur esprit. L'apparence soignée et accueillante d'une secrétaire peut grandement vous aider à obtenir le contrat dont vous avez besoin ou à négocier les négociations à venir. Si vous avez votre propre "image", essayez d'écouter votre intuition. Si vous approuvez la position d'une personne qui vous cause des contradictions internes, il sera probablement difficile de travailler avec elle, car le secrétaire n'est pas seulement le visage de l'entreprise, mais aussi le bras droit du manager. Cependant, n'approuvez pas immédiatement quelqu'un qui vous plaira avec une belle apparence lumineuse. Un joli tableau peut vite devenir ennuyeux, et les papiers resteront démontés.
Étape 2
Pendant la conversation, écoutez attentivement: la secrétaire communiquera avec les clients, mènera des conversations téléphoniques et composera des lettres. Son discours doit être compétent, les fins cohérentes et le ton bienveillant. Portez une attention particulière à la présence de mots dits parasites dans le discours. Si le monologue du candidat est rempli de « donc ça veut dire », « pour ainsi dire », « euh », « bien », alors il est peu probable que vous parveniez à l'absence de ces expressions dans un cadre commercial. L'utilisation du jargon et de l'argot est considérée comme inacceptable, à moins que vous ne permettiez vous-même à la conversation de suivre un cours informel.
Étape 3
Demandez au secrétaire de taper la dictée. Vous vérifiez donc trois qualités importantes à la fois: la vitesse d'impression, la maîtrise de l'écriture et les compétences en informatique personnelle. Faites délibérément des erreurs de style et observez la réaction du candidat. S'il vous conseille poliment la manière la plus appropriée de construire une phrase, marquez-la d'un "plus".
Étape 4
Étudiez attentivement le curriculum vitae de la secrétaire. Faites attention aux emplois précédents, demandez au candidat les raisons de son départ. Une personne polie et à l'esprit vif ne parlera jamais de manière impartiale d'un ancien leader, ne « jettera de la boue » sur l'équipe ou ne parlera jamais de ses propres erreurs. La réponse la plus acceptable que vous puissiez entendre est une inadéquation des attentes salariales. Mettez en avant les mots clés dans le texte du CV et dans l'histoire de l'interlocuteur: ponctualité, ordre, résistance au stress, sociabilité, politesse. N'oubliez pas que la secrétaire est souvent le lien entre les différents services de l'organisation; tant l'humeur du manager que le confort, l'ambiance conviviale et l'ordre dans l'ensemble du bureau peuvent dépendre de ses qualités professionnelles et personnelles.
